🎯 Что это и зачем

Когда сотрудник получает деньги «под отчёт» — на командировку, хозяйственные закупки, оплату услуг — эти суммы повисают на нём как задолженность подотчётного лица. Чтобы её закрыть, работник приносит авансовый отчёт с приложенными первичными документами (чеки, накладные, акты, счета-фактуры), а бухгалтер проводит документ в учёте.

Один проведённый «Авансовый отчёт» делает сразу несколько вещей: - приходует купленные ТМЗ на склад (вкладка «Товары»); - относит на затраты прочие расходы — суточные, услуги, мелочёвку (вкладка «Прочее»); - закрывает расчёты с поставщиками, если работник оплатил им наличными (вкладка «Оплата поставщикам»); - принимает входящий НДС к зачёту и регистрирует счёт-фактуру полученный; - в специфике РК — отражает оплаченные через подотчёт зарплату, ОПВ, СО, ОСМС и исполнительные листы.

Кто работает: бухгалтеры и финансисты, регулярно — в конце командировки или по факту закупок. Создаётся как с нуля, так и на основании документа выдачи аванса (РКО, платёжное поручение исходящее) или документов перечислений.

🧭 Где найти в программе

Раздел «Банк и касса» → пункт «Авансовые отчёты». Откроется журнал документов; новый создаём кнопкой «Создать».

👤 Часть 1. Для пользователя

Проходим по шагам, как в курсе: от выдачи аванса до проведённого отчёта и проверки проводок. Главная идея — документ многофункциональный: вкладок много, но в одном отчёте заполняем только те, что реально нужны.

Урок 1. Авансовый отчёт по закупке ТМЗ

Когда: работник получил деньги, купил товары/материалы по чекам — их нужно оприходовать на склад и закрыть аванс.

Шаг 1. Создаём документ

«Создать» → откроется пустая форма авансового отчёта.

Шаг 2. Заполняем шапку

• Организация — подставится основная или выбираем вручную (обязательно).
• Физическое лицо — подотчётное лицо, тот самый работник (обязательно). От него зависит список выданных авансов.
• Дата — дата составления отчёта.
• Валюта документа — обычно KZT (тенге); курс и кратность подтянутся автоматически.
• Склад — склад, на который приходуем товары (обязателен, если заполняем вкладку «Товары»).
• Счёт расчётов с подотчётным лицом — заполнится автоматически (обычно 1251/1252).

Шаг 3. Указываем выданные авансы

Вкладка «Выданные авансы» → «Добавить» → выбираем документ выдачи (РКО или платёжное поручение исходящее) и сумму, которую работник израсходовал.

Шаг 4. Добавляем купленные товары

Вкладка «Товары» (синоним — «ТМЗ») → кнопка «Подбор» или ввод строк вручную: - Номенклатура — что купили; при выборе подтянутся единица измерения, коэффициент и (если задан тип цен) цена. - Количество, Цена → Сумма и Сумма НДС посчитаются автоматически. - Поставщик, Вид/Номер/Дата входящего документа — реквизиты чека или накладной. - Ставка НДС — 12% или «Без НДС». - Счета учёта (БУ, НУ, НДС) — подставятся автоматически по номенклатуре и организации.

Шаг 5. Проверяем итог

Внизу формы — Сумма документа. Убеждаемся, что она совпадает с потраченным авансом.

Шаг 6. Проводим

«Провести» или «Записать и закрыть». Чтобы проверить учёт — открываем Дт/Кт (отчёт о проводках документа): увидим оприходование товара, зачёт НДС и закрытие задолженности подотчётника.

Урок 2. Прочие расходы (услуги, суточные)

Отличия от товаров — заполняем вкладку «Прочее»: 1. Содержание — описание расхода (например, «Суточные за 3 дня» или «Оплата хостинга за июнь»). 2. Сумма — сумма расхода. 3. Счёт затрат (БУ) и субконто (статья затрат, подразделение) — куда отнести расход (7210, 7110 и т. п.). 4. Вид задолженности подотчётного лица — для суточных выбираем «Суточные» / «Суточные сверх нормы». 5. Ставка/Сумма НДС — если расход с НДС.

Урок 3. Оплата поставщику из подотчёта

Работник оплатил поставщику наличными (за ремонт, консультацию) — заполняем вкладку «Оплата поставщикам»: 1. Контрагент — поставщик (обязательно); договор подставится по умолчанию. 2. Сумма — сумма оплаты; сумма взаиморасчётов пересчитается по курсу. 3. Вид/Номер/Дата входящего документа, Содержание — данные акта или счёта. 4. Счета расчётов (с контрагентом и по авансам) заполнятся автоматически.

Урок 4. Создание на основании и заполнение по основанию

Чтобы не вводить повторно, отчёт можно создать «на основании» документа выдачи денег или указать документ-основание в шапке. В зависимости от типа основания заполнится своя вкладка:

Урок 5. Печать

Из формы документа доступны печатные формы: - Авансовый отчёт (Т-3 / АО-1) — полный реестр расходов с приложенными документами; - Реестр — реестр документов с поддержкой видов и языков.

🛠 Часть 2. Для программиста

Источник: реальный код релиза 3.0.72.1 (Documents/АвансовыйОтчет/Ext/ObjectModule.bsl, 1095 строк), плюс разбор objects/ и business-logic/.

Структура объекта

Ключевые реквизиты шапки (обязательные — проверяются в ОбработкаПроверкиЗаполнения): Организация, ФизЛицо, ВалютаДокумента, Склад (при непустых «Товарах»), СчетРасчетовСПодотчетнымЛицом, КурсДокумента, КратностьДокумента, ВидУчетаНУ (при учёте КПН). Управляющие флаги: УчитыватьНДС, УчитыватьКПН, СуммаВключаетНДС, НДСВключенВСтоимость, ОтложитьПринятиеНДСКЗачету, РучнаяКорректировка. Прочее для печати: КоличествоДокументов, КоличествоЛистов, НазначениеАванса.

Табличные части (восемь — отсюда многофункциональность):

Формы: ФормаДокумента (основная, 722 элемента, 88 обработчиков), ФормаСписка, ФормаВыбора, ФормаПодбораДокументов.

Жизненный цикл (обработчики ObjectModule)

Как формируется проведение — реальный код (3.0.72.1)

Главное: проводки не «зашиты» в документ. ОбработкаПроведения подготавливает параметры и таблицы, а сами движения формируют профильные общие модули учёта — поэтому конкретные счета Дт/Кт определяются учётной политикой и настройками счетов учёта, а не текстом документа.

Источник: ObjectModule.bsl, процедура ОбработкаПроведения (строка 226), приведена целиком:

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения)

    // ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ ПО ДАННЫМ ДОКУМЕНТА
    ПроведениеСервер.ПодготовитьНаборыЗаписейКПроведению(ЭтотОбъект);
    Если РучнаяКорректировка Тогда
        Возврат;                                   // движения заполняет пользователь
    КонецЕсли;

    ПараметрыПроведения = Документы.АвансовыйОтчет.ПодготовитьПараметрыПроведения(Ссылка, Отказ);
    Если Отказ Тогда
        Возврат;
    КонецЕсли;

    // ПОДГОТОВКА ПО ДАННЫМ ИБ (анализ остатков и т.п.)
    ТаблицаВзаиморасчетов = УправлениеВзаиморасчетамиСервер.ПодготовитьТаблицуВзаиморасчетовПогашениеЗадолженности(
        ПараметрыПроведения.ПогашениеЗадолженностиТаблица, ПараметрыПроведения.ПогашениеЗадолженностиРеквизиты, Отказ);

    // ФОРМИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЙ — каждый модуль пишет «свой» учёт:

    //Оплата поставщикам
    УправлениеВзаиморасчетамиСервер.СформироватьДвиженияПогашениеЗадолженности(ТаблицаВзаиморасчетов,
        ПараметрыПроведения.ПогашениеЗадолженностиРеквизиты, Движения, Отказ, Ложь);

    // Поступление товаров
    УчетТоваров.СформироватьДвиженияАвансовыйОтчетТовары(ПараметрыПроведения.ТаблицаТовары,
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // Товары организаций (партии, ГТД)
    НомераГТДСервер.СформироватьДвиженияТоварыОрганизаций(ПараметрыПроведения.ТаблицаТоварыОрганизаций,
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // Поступление услуг / прочие расходы
    УчетДоходовРасходов.СформироватьДвиженияАвансовыйОтчетПрочее(ПараметрыПроведения.ТаблицаПрочее,
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // Учет НДС
    УчетНДСИАкциза.СформироватьДвиженияПоступлениеТоваров(ПараметрыПроведения.ТаблицаНДС, Неопределено,
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // Переоценка валютных остатков — ПОСЛЕ всех прочих движений
    ТаблицаПереоценкаДвиженийДокумента = УчетДоходовРасходов.ПодготовитьТаблицуПереоценкаВалютныхОстатковПоПроводкамДокумента(
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);
    УчетДоходовРасходов.СформироватьДвиженияПереоценкаВалютныхОстатков(ТаблицаПереоценкаДвиженийДокумента,
        ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // ЗП через кассу
    РасчетЗарплатыСервер.СформироватьДвиженияПеречислениеЗП(ПараметрыПроведения.Реквизиты,
        ПараметрыПроведения.ТаблицаПеречислениеЗП, Движения, Перечисления.СпособыВыплатыЗарплаты.ЧерезКассу, Отказ);

    // ОПВ / ОППВ / ОПВР
    РасчетЗарплатыСервер.СформироватьДвиженияПеречислениеОПВ(ПараметрыПроведения.Реквизиты,
        ПараметрыПроведения.ТаблицаПеречислениеОПВ, Движения, Отказ);

    // СО / ВОСМС / ООСМС
    РасчетЗарплатыСервер.СформироватьДвиженияПеречислениеСО(ПараметрыПроведения.Реквизиты,
        ПараметрыПроведения.ТаблицаПеречислениеСО, Движения, Отказ);

    // Исполнительные листы
    РасчетЗарплатыСервер.СформироватьДвиженияПеречислениеПоИЛ(ПараметрыПроведения.Реквизиты,
        ПараметрыПроведения.ТаблицаПеречислениеПоИЛ, Движения, Отказ);

    // Отражение постоянных разниц в НУ
    ПроцедурыНалоговогоУчета.ОтразитьПостоянныеРазницыВНУ(ПараметрыПроведения.Реквизиты, Движения, Отказ);

    // Синхронизация счетов-фактур
    ОбновитьСчетаФактуры(РежимЗаписиДокумента.Проведение);

КонецПроцедуры

Кто что формирует (вызов → смысл):

Важные детали из кода: - РучнаяКорректировка = Истина → авто-проведение полностью пропускается (Возврат сразу после ПодготовитьНаборыЗаписейКПроведению) — движения заполняет пользователь. - Переоценка валютных остатков идёт строго последней среди движений — она работает «по проводкам документа», уже сформированным другими механизмами. - Параметры проведения собирает менеджер-модуль: ПодготовитьПараметрыПроведения (≈115 строк в ManagerModule) компилирует временные таблицы ТаблицаТовары, ТаблицаПрочее, ТаблицаНДС, ТаблицаПеречислениеЗП/ОПВ/СО/ПоИЛ и т. д. - В конце — синхронизация связанных СчетФактураПолученный через ОбновитьСчетаФактуры (обратная — в ОбработкаУдаленияПроведения).

Авто-создание счёта-фактуры полученного — ключевая особенность

В отличие от большинства документов кассы, авансовый отчёт сам порождает другой документ. Если в строках «Товары»/«Прочее» стоит флаг ПредъявленСФ и заполнены Поставщик, НомерСФ, ДатаСФ, то при записи вызывается СформироватьСчетаФактуры (из ПередЗаписью), которая создаёт или находит СчетФактураПолученный и связывает его через ДокументыОснования.

Источник: ObjectModule.bsl, фрагмент НайтиСоздатьПодчиненныеСчетаФактуры (строка 900):

ДокументСФ = УчетНДСИАкциза.НайтиСчетФактуруПолученный(ПараметрыСчетаФактуры);
НовыйСчетФактура = ДокументСФ = Неопределено;
Если ДокументСФ = Неопределено Тогда
    ДокументСФ = Документы.СчетФактураПолученный.СоздатьДокумент();
    ДокументСФ.Дата = ЭтотОбъект.Дата;
    ДокументСФ.ДатаСовершенияОборотаПоРеализации = СтрокаТаблицы.ДатаСФ;
    ЗаполнениеДокументов.ЗаполнитьШапкуДокументаПоОснованию(ДокументСФ, ЭтотОбъект);
    ДокументСФ.Контрагент              = СтрокаТаблицы.Поставщик;
    ДокументСФ.ДатаВходящегоДокумента  = СтрокаТаблицы.ДатаСФ;
    ДокументСФ.НомерВходящегоДокумента = СтрокаТаблицы.НомерСФ;
    ДокументСФ.ПодтвержденДокументамиОтгрузки = Истина;
    ДокументСФ.Комментарий = НСтр("ru = 'Создан автоматически на основании авансового отчета'", …);
    …
КонецЕсли;
ДокументСФ.ДокументыОснования.Добавить().ДокументОснование = ДокументСсылка;
ДокументСФ.Записать();

Дальше ОбновитьСчетаФактуры (строка 725) при перезаписи/распроведении/пометке удаления авансового отчёта синхронизирует судьбу СФ: если строка СФ больше не используется — отвязывает или помечает СФ на удаление (с сообщением пользователю), а при проведении/отмене — переводит СФ в соответствующий режим записи.

Валидации (ОбработкаПроверкиЗаполнения, строка 116)

Логика «от обратного»: процедура наполняет МассивНепроверяемыхРеквизитов в зависимости от опций, а затем запускает построчные проверки. Ключевые ветки: - Склад не проверяется, если Товары.Количество() = 0. - Признаки построчной проверки (ПараметрыПострочнойПроверки) включают: проверку счёта НДС (если УчитыватьНДС И НЕ НДСВключенВСтоимость и пользователь управляет счетами), счёта НУ, признака забалансового счёта ТМЗ и суммы НДС для суточных. - Если организация не плательщик НДС / НДС не учитывается / НДС отложен — снимаются проверки СтавкаНДС, НДСВидОборота, НДСВидПоступления, счёта НДС. - Если не плательщик КПН или УчитыватьКПН = Ложь — снимаются ВидУчетаНУ, СчетЗатратНУ, Товары.СчетУчетаНУ. - Отдельные процедуры проверяют связи табличных частей: ОплатаПоставщикам (валидность договора и возможность проведения в БУ/НУ), ПеречислениеПенсионныхВзносов и ПеречислениеСоциальныхОтчислений (не использован ли тот же документ-ведомость в другом регистраторе — защита от двойного перечисления).

Построчные проверки ПроверитьЗаполнениеТабличнойЧастиПострочно (строка 614): - по «Прочему» с видом задолженности «Суточные»/«Суточные сверх нормы» — сумма НДС должна быть 0; - при ненулевой ставке НДС — обязателен счёт учёта НДС; - для «Товаров» и неподотчётных строк «Прочего» — обязательны СтавкаНДС, НДСВидОборота, НДСВидПоступления; - для «Товаров» — если счёт БУ не забалансовый, обязателен счёт НУ; оприходование ТМЗ на забалансовый счёт не поддерживается (отдельное сообщение).

Движения по регистрам

Имена регистров в ObjectModule не зашиты — их адресуют общие модули. По данным objects/ §6.3 и ManagerModule, в проведении задействованы:

Зависимости (общие модули)

ПроведениеСервер (подготовка наборов записей), УправлениеВзаиморасчетамиСервер (погашение задолженности, курсы), УчетТоваров, УчетДоходовРасходов, УчетНДСИАкциза (НДС + счета-фактуры), НомераГТДСервер, РасчетЗарплатыСервер (ЗП/взносы/ИЛ + наборы доступа), ПроцедурыНалоговогоУчета, СчетаУчетаВДокументах (автозаполнение счетов), РаботаСДоговорамиКонтрагентов, ЗаполнениеДокументов, ОбщегоНазначения. Печать — через УправлениеПечатью (ПечатьТ3, ПечатьРеестра).

1. РучнаяКорректировка = Истина → проведение пропускается — движения заполняет пользователь вручную. Учитывайте при отладке «пустых» проводок.
2. Счета-фактуры — побочный эффект записи, а не проведения. СформироватьСчетаФактуры вызывается из ПередЗаписью, поэтому СФ создаётся даже при простой записи документа (если заполнены реквизиты СФ). При распроведении/пометке удаления связанные СФ синхронно меняются — не удаляйте их руками.
3. Защита от двойного перечисления: для ведомостей ОПВ/СО код запросом ищет, не использован ли тот же документ-ведомость в другом регистраторе (ПлатежноеПоручениеИсходящее или другой АвансовыйОтчет), и выдаёт ошибку — учитывайте при программном создании.
4. СуммаДокумента считается в ПередЗаписью как сумма по всем восьми ТЧ с учётом флага СуммаВключаетНДС — не присваивайте её напрямую.
5. ВидУчетаНУ обнуляется, если УчитыватьКПН = Ложь (в ПередЗаписью).

🔗 Связанные разделы

• rashodnyy-kassovyy-order — выдача аванса наличными (основание «Выданные авансы»)
• platezhnoe-poruchenie-ishodyashchee — выдача аванса по банку
• schet-faktura-poluchennyy — авансовый отчёт сам создаёт этот документ
• postuplenie-tmz-i-uslug — альтернативный способ оприходовать ТМЗ и услуги
• prihodnyy-kassovyy-order — возврат неиспользованного аванса в кассу

🆕 Что нового